La digitalización y automatización de procesos, referente a documentos, acuerdos y firma electrónica, ha avanzado tan rápido a través de distintas aplicaciones y plataformas que nos ayudan a administrar, gestionar y almacenar nuestros archivos y contratos
La transformación digital llegó para llevar a los negocios a una nueva era, y, decir negocios, es generalizar un mundo de procesos. La razón de ser de la transformación digital, es el simplificar las acciones tradicionales realizadas en el día a día a través de la tecnología, lo cual, nos ha obligado a modernizar la infraestructura, automatizar procesos y transformar algunas operaciones.
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Estos cambios han impactado en las distintas formas de hacer negocios, ya que, afectan directamente el cómo se realizaban, ya no vemos el clásico “face to face” en cada una de las negociaciones, horas de discusión en una sala de juntas hasta llegar a un acuerdo e incluso el juntarse para la firma del documento con papel y pluma.
En este sentido, muchos de los proyectos de transformación digital tienen como objetivo la desaparición total de los documentos en papel y su sustitución por documentos electrónicos. Esto no necesariamente es viable; se tendría que hacer un esfuerzo grandísimo para lograr que todo el entorno con el que interactuamos fuera digital, y para que esto sea cierto, seguramente tendría que pasar mucho tiempo.
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El uso de las tecnologías o plataformas informáticas para gestionar los documentos y administrar de forma eficaz y eficiente su ciclo de vida, hoy apunta hacia la organización de archivos físicos y digitales: identificados, integrales, controlados, trazables, medibles, de fácil búsqueda y seguros; a través de aplicaciones o plataformas que hacen este trabajo más sencillo.
Por último, las organizaciones deben estar conscientes al momento de invertir en servicios, infraestructura y productos que apoyen la gestión documental, deben estar asesorados por empresas o profesionales idóneos y comprometidos en la materia, debido a que están confiando el manejo del activo más importante de las organizaciones, la información y la documentación.
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